Soalan Lazim
APAKAH FUNGSI UNIT AUDIT DALAM?SIAPAKAH YANG BERTANGGUNGJAWAB TERHADAP KAWALAN DALAMAN?
MENGAPA JABATAN SAYA DIPILIH UNTUK DIAUDIT?
APAKAH YANG PERLU DIJANGKAKAN APABILA JABATAN SAYA DIJADUALKAN UNTUK AUDITAN?
BERAPA LAMA PROSES YANG DIAMBIL UNTUK AUDITAN?
ADAKAH TERDAPAT BEBERAPA JENIS AUDITAN?
BAGAIMANA MEMBERIKAN KERJASAMA YANG TERBAIK UNTUK JURUAUDIT?
SIAPA MENGAUDIT UNIT AUDIT DALAM?
BAGAIMANA UNTUK MENGHUBUNGI UNIT AUDIT DALAM?
APAKAH MAKSUD PENGAUDITAN?
Pengauditan adalah proses di mana individu yang kompeten, bebas mengumpul dan menilai segala bukti mengenai maklumat yang berhubung rapat dengan entiti ekonomi yang spesifik untuk tujuan mengenalpasti dan seterusnya melaporkan tahap pertalian di antara maklumat yang dikenalpasti dengan kriteria yang telah ditetapkan.
Audit Dalam adalah badan bebas yang menjalankan penilaian objektif dan aktiviti perundingan bagi tujuan untuk menambah nilai dan mempertingkatkan operasi organisasi. Ia membantu organisasi mencapai objektifnya melalui pendekatan audit yang berdisiplin dan sistematik untuk menilai dan mempertingkatkan keberkesanan risiko pengurusan, kawalan dan proses tadbir urus. Hasil daripada auditan adalah dalam bentuk laporan.
APAKAH FUNGSI UNIT AUDIT DALAM
Unit Audit Dalam bertanggungjawab dalam merancang dan melaksanakan audit di Universiti. Kami dapat membantu anda mengenalpasti samada wujudnya kawalan dalaman yang mencukupi ke atas proses pentadbiran dan sistem. Kami akan mengesyorkan langkah-langkah bagi memperbaiki kecekapan dan keberkesanan proses pentadbiran serta mencadangkan penambahbaikan dalam bidang yang berkaitan.
Kakitangan Unit Audit Dalam menjalankan auditan dengan cara melaksanakan kajian bebas dan objektif terhadap operasi dan prosedur sesebuah jabatan. Oleh itu Unit Audit Dalam adalah salah satu kawalan pengurusan dan matlamat kami adalah membantu melaksanakan tanggungjawab dengan cara analisis, penilaian, cadangan dan komen-komen yang bersangkut-paut dengan aktiviti yang kami kaji. Pencapaian matlamat ini melibatkan :
- Menilai keberkesanan, kekukuhan dan kecukupan struktur kawalan dalaman. Kualiti dan pembaikan berterusan ditekankan dalam proses kawalan organisasi.
- Mengkaji kepatuhan terhadap polisi, perancangan, prosedur-prosedur, undang-undang dan peraturan-peraturan.
- Mengesahkan kewujudan aset-aset dan menentukan ianya telah diakaunkan dengan betul serta dilindungi daripada sebarang jenis kerugian.
- Menyemak kesahihan maklumat kewangan dan data operasi dengan menilai keseluruhan kawalan dan prosedur keselamatan Komputer dalam pemprosesan data.
- Menjalankan pemeriksaan dan semakan khas yang diminta oleh pihak pengurusan termasuk menyiasat laporan penipuan, pecah amanah, kecurian dan pembaziran serta mencadangkan kawalan-kawalan untuk menghalang dan mengesan sebarang kejadian tersebut.
- Menilai dari segi ekonomi dan kecekapan penggunaan sumber-sumber yang digunakan serta mencadangkan pembaikan dalam operasi.
- Menentukan sejauh mana objektif dan sasaran yang ditetapkan untuk operasi atau program tercapai dengan cara yang efektif, efisyen dan ekonomikal dalam kekangan kos yang efektif dan sejajar dengan undang-undang dan peraturan yang telah ditetapkan.
AUTORITI
Kakitangan Unit Audit Dalam diberikan kuasa oleh Jawatankuasa Audit Universiti untuk menjalankan program auditan yang komprehensif. Pejabat Unit Audit Dalam seterusnya diberi kuasa sepenuhnya tanpa sebarang halangan terhadap fungsi-fungsi, rekod-rekod, hartabenda dan personal dalam usaha menjalankan semakan secara menyeluruh dan berkesan.
SKOP
Skop audit dalam termasuk keseluruhan aktiviti yang merangkumi penyelenggaraan rekod-rekod perakaunan, pematuhan terhadap polisi dan penilaian fungsi serta keberkesanan dan kecekapan proses. Salah tanggapan umum terhadap audit dalam adalah seperti berikut:
- Penilaian audit hanya menjurus kepada fungsi-fungsi perakaunan.
- Ia bertanggungjawab terhadap pengesanan penipuan.
- Ia hanya bertindak dan menyerang yang tercedera selepas pertempuran berlaku.
Pejabat Unit Audit Dalam cuba melenyapkan tanggapan tersebut dengan penjelasan berikut:
- Bidang penilaian yang lebih luas tidak setakat fungsi-fungsi kewangan.
- Memberikan panduan/nasihat kepada komuniti Universiti tentang penipuan dan tanda-tanda berpotensi penipuan boleh berlaku.
- Memberikan bantuan dan nasihat kepada komuniti Universiti secara menyeluruh mengenai pelbagai isu berkaitan pengurusan.
Antara lain, kawalan mampu menyediakan jaminan terhadap :-
Data pengurusan yang boleh dipercayai.
- Aset-aset di perakaunkan dan terlindung daripada kerugian.
- Amalan operasi yang sihat dan membantu memastikan pematuhan terhadap polisi-polisi, undang-undang dan peraturan-peraturan.
- Sumber-sumber digunakan secara effisyen.
Kawalan boleh berlaku secara tidak formal sebagai contoh menyimpan maklumat penyelidikan dan kewangan yang penting di dalam sistem komputer anda, rekod-rekod disimpan dalam laci yang berkunci ataupun menggunakan kata laluan untuk menghadkan kecapaian terhadap maklumat berkomputer.
3 Jenis Kawalan – Pencegahan, Pengesanan Dan Pembetulan
Kawalan boleh dirancang untuk berbagai fungsi. Ada kawalan yang diwujudkan untuk mengelak sebarang kejadian yang tidak diingini sebelum ianya berlaku (kawalan pencegahan). Selain itu, kawalan boleh diwujudkan untuk mengenalpasti sebarang kejadian tidak diingini yang telah berlaku (pengesanan). Terdapat juga kawalan yang diwujudkan untuk memastikan tindakan pembetulan diambil untuk mendapatkan keputusan yang diingini atau memastikan ianya tidak berulang. Kesemua jenis kawalan tersebut pada keseluruhannya berfungsi memastikan objektif dan sasaran jabatan / Universiti tercapai.
Kawalan Pencegahan adalah lebih kos efektif berbanding kawalan pengesanan dan dirancang untuk menghalang kesilapan dan berlakunya kaedah yang tidak menurut peraturan. Apabila diterapkan dalam sesuatu proses, kawalan pencegahan dapat menghalang kesilapan , dengan demikian boleh mengelakkan kos pembetulan.Contoh-contoh kawalan pencegahan adalah sikap amanah, staf yang kompeten, pengagihan tugas untuk mengelakkan kesilapan yang disengajakan, kelulusan yang diiktiraf bagi mengelak penyalahgunaan sumber universiti, dokumentasi yang mencukupi serta direkodkan disamping proses penyelenggaraan rekod yang betul bagi mengelak transaksi menyeleweng, kawalan fizikal ke atas tunai, kelengkapan dan aset-aset bagi mencegah penyalahgunaan dan pengubahsuaian.
Kawalan Pengesanan pada kebiasaannya lebih mahal berbanding kawalan pencegahan namun ianya masih diperlukan dan dirancang untuk mengenalpasti kesilapan atau penyelewengan selepas ianya berlaku. Kawalan pengesanan dapat mengukur keberkesanan kawalan pencegahan. Terdapat kesilapan yang tidak dapat dikawal secara efektif melalui system pencegahan ; ia mesti dikesan setelah ianya berlaku.Contoh-contohnya termasuklah meneliti pemerolehan penyata kad dan caj telefon berdasarkan kewajaran dan kesesuaian peruntukan. Kawalan pengesanan termasuklah alat/fungsi kawalan seperti pengesahan bank, pemeriksaan bebas ke atas prestasi, pengesahan baki di bank, kiraan tunai dan system penilaian seperti auditan dalaman.
Kawalan Pembetulan boleh memainkan peranan apabila hasil yang tidak diingini berlaku dan dikesan. Kesemua kawalan pengesanan didalam dunia ini tidak bernilai jika kekurangan/kelemahan yang dikesan tetap tidak diperbetulkan ataupun dibiarkan berulang. Kawalan pembetulan seperti laporan dan dokumen permasalahan sistem terletak dibawah pengawasan pengurusan sehingga ia diselesaikan atau diperbetulkan. Oleh itu kawalan pembetulan menutup kelemahan yang wujud pada kawalan pencegahan kepada pengesanan seterusnya pembetulan.
Sistem Kawalan Mengurangkan Risiko Perniagaan
Universiti tidak mudah terdedah kepada kerugian apabila polisi-polisi dan prosedur-prosedur difahami dan mekanisme laporan boleh dipercayai. Sistem kawalan yang baik perlu mengandungi :
- Kakitangan yang ditugaskan mempunyai pengetahuan dan latihan yang mencukupi.
- Individu yang bertanggungjawab.
- Pemantauan yang bebas
- Kelulusan & Pengesahan
- Pengasingan Tugas
Kesemua elemen kawalan melindungi setiap jabatan dan Universiti secara keseluruhannya daripada kerugian. Ketiadaan satu sistem kawalan yang kukuh, boleh menyebabkan kesilapan dan kesalahan berlaku tanpa dikesan. Kawalan yang diwujudkan boleh menjadi penghalang kepada ketidakkesempurnaan tumpuan kepada tugasan.
Peranan Pihak Pengurusan
Adalah menjadi tanggungjawab pihak pengurusan untuk mengekalkan sistem kawalan yang mencukupi didalam bidang kuasa mereka. Perubahan persekitaran boleh menyebabkan keberkesanan kawalan merosot, ataupun kecenderungan pematuhan akan berubah. Sebagai tindakbalas kepada perubahan, pengurusan perlulah mengadakan kawalan tambahan atau mengubah kawalan sediada bagi melindungi daripada kerugian.
APAKAH MAKSUD KAWALAN DALAMAN?
Kawalan Dalaman adalah :
- Sistem berintegrasi yang diwujudkan untuk memastikan sesebuah jabatan berada pada landasan untuk mencapai misinya
- Sistem berintegrasi bertujuan untuk mengalakkan keberkesanan, mengurangkan risiko kehilangan aset-aset dan memastikan kesahihan data.
- Sistem berintegrasi yang mengalakkan pematuhan terhadap undang-undang dan peraturan-peraturan.
Aktiviti-aktiviti kawalan termasuklah:
Memberi kebenaran transaksi * Meluluskan transaksi * Pengesahan
- Penyata penyesuaian * Pengasingan tugas * Mengkaji prestasi operasi
- Kawalan Jaminan Aset * Pemantauan akaun-akaun * Analisa * Perbandingan
- Laporan * Pemerhatian * Komunikasi
SIAPAKAH YANG BERTANGGUNGJAWAB TERHADAP KAWALAN DALAMAN?
Setiap individu di dalam Universiti mempunyai peranan dalam keberkesanan kawalan dalaman. Ketua Pengurusan adalah bertanggungjawab sepenuhnya terhadap penggunaan dan pengawalan dana yang diamanahkan. Pihak pengurusan tertinggi adalah bertanggungjawab kepada Lembaga Pengarah yang mana menjalankan tadbir urus dan pengawasan. Sementara Jawatankuasa Audit bertanggungjawab sepenuhnya dalam menyelia sistem kawalan kewangan dan pentadbiran di Universiti. Ketua jabatan pula bertanggungjawab ke atas sistem kawalan dalaman di jabatan masing-masing. Setiap orang perlu tahu bahawa kawalan dalaman mesti diberi perhatian serius. Oleh kerana semua kakitangan akan menghasilkan maklumat yang membawa kesan ke atas sistem kawalan dalaman, maka mereka perlu berbincang dengan pihak pengurusan mengenai sebarang masalah dalam pengoperasian, ketidakpatuhan ke atas polisi-polisi universiti atau pelanggaran lain-lain polisi dan aktiviti yang tidak sah.
MENGAPA JABATAN SAYA DIPILIH UNTUK DIAUDIT?
Pihak Audit Dalaman merancang satu pelan perancangan audit yang komprehensif berdasarkan kitaran 3 tahun dan mengenalpasti auditan yang akan dilakukan pada tahun-tahun yang akan datang. Keputusan perlaksanaan audit yang dimasukkan didalam perancangan audit tahunan adalah berdasarkan pelan jangka panjang serta input daripada Jawatankuasa Audit, Pentadbiran, Pengurusan Jabatan, Juruaudit Luar dan kakitangan Audit Dalam. Pelan itu disemak dan diluluskan oleh Jawatankuasa Audit dan boleh dipinda pada bila-bila masa untuk memasukkan permintaan audit, projek khas atau perubahan kepentingan. Jawatankuasa Audit bermesyuarat tiga kali setahun untuk mengkaji kemajuan perancangan auditan.
Tidak semua auditan dipilih melalui kaedah yang sama. Bidang boleh dipilih untuk auditan jika:
- Penilaian faktor risiko dianggap tinggi.
- Peningkatan isu-isu pematuhan
- Ia adalah teras aktiviti perkhidmatan
- Adanya laporan penyelewengan berlaku
- Permintaan daripada pihak pengurusan
Pemilihan berdasarkan penilaian keatas risiko.
Kaedah yang biasa digunakan dalam pemilihan bidang auditan adalah dengan cara mengaplikasikan model penilaian risiko. Kesemua komponen Universiti diambil kira dalam penyediaan model ini.
Beberapa faktor risiko diambilkira dalam penilaian termasuk:
- Kualiti kawalan dalaman
- Material kewangan
- Kesan luaran
- Operasi yang kompleks
- Jangkamasa selepas kali terakhir diaudit
Apabila model ini diaplikasikan, bidang-bidang akan dikategorikan menurut risiko. Bidang yang terdedah kepada risiko tinggi menjadi keutamaan untuk diaudit. Penilaian risiko menghasilkan pelbagai jenis auditan termasuklah audit kewangan, operasi, pematuhan dan teknologi maklumat.
APAKAH YANG PERLU DIJANGKA APABILA JABATAN SAYA DIJANGKAKAN UNTUK AUDITAN?
Melainkan tujuan auditan adalah untuk menyiasat penipuan yang disyaki ataupun audit mengejut kiraan tunai, anda atau pegawai kanan akan diberikan makluman bertulis sekiranya jabatan anda terpilih untuk diaudit. Surat ini akan menyatakan skop dan objektif yang perlu dicapai dalam auditan tersebut. Kemudian wakil daripada Unit Audit Dalam akan menghubungi anda untuk diaturkan satu mesyuarat pembukaan untuk membincangkan skop audit dan logistik dalam melaksanakan audit tersebut. Pada mesyuarat pembukaan ini anda seharusnya mengambil peluang untuk membincangkan sebarang kebimbangan atau soalan-soalan mengenai auditan tersebut serta menentukan bagaimana anda dapat membantu dalam proses audit nanti. Auditan kebiasaannya mempunyai beberapa peringkat, termasuklah kajian awal, pengumpulan dan analisis data, pandangan, penulisan laporan dan pengedaran serta tindakan susulan.
APAKAH PROSES RUTIN AUDIT?
Surat Perlaksanaan Audit(Engagement Letter)
Audit Dalam memaklumkan secara bertulis kepada pelanggan mengenai pemilihan bidang mereka untuk auditan. Dokumen ini, dimana dirujuk sebagai surat perlaksanaan audit , menyatakan skop dan objektif auditan, jumlah kakitangan Audit Dalam yang ditugaskan untuk auditan, jangkaan masa auditan serta maklumat yang dikehendaki juruaudit yang perlu dibekalkan oleh auditi.
Mesyuarat Pembukaan
Satu mesyuarat pembukaan akan diaturkan dengan auditi untuk membincangkan tujuan, skop utama dan proses auditan. Ketua Audit Dalam dan juruaudit yang ditugaskan menghadiri mesyuarat tersebut bersama-sama wakil yang dianggap bersesuaian bagi pihak auditi. Auditi adalah digalakkan mengutarakan sebarang soalan atau keraguan mengenai auditan tersebut. Auditi juga boleh meminta supaya bahagian atau fungsi yang spesifik dalam jabatan mereka diperiksa semasa ataupun selepas auditan tersebut.
Kajian Awal
Pada peringkat auditan ini, juruaudit cuba mendapatkan pemahaman mengenai prosedur-prosedur, objektif, saiz dan lain-lain mengenai auditi. Polisi-polisi dan peraturan-peraturan, carta organisasi, borang-borang berkaitan dan deskripsi tugas membolehkan juruaudit merancang ujian yang hendak dijalankan dan memahami operasi auditi. Kawalan-kawalan dalaman dikaji dan didokumentasikan semasa peringkat audit ini.
Kerja pengauditan
Pada fasa ini juruaudit akan berada di pejabat auditi. Fasa audit ini termasuklah menguji kawalan dalaman dan menjalankan beberapa prosedur audit bersesuaian untuk melengkapkan objektif audit. Audit Dalam menghargai nilai masa setiap individu dan akan cuba memenuhi masa yang diperuntukkan kepada juruaudit sebaik mungkin. Bagaimanapun perhatian perlu diberi bahawa juruaudit perlu bertanyakan soalan dan cuba bekerja (menjalankan audit) disekeliling persekitaran konflik.
Semakan Kerja Auditan
Penyemakan dilakukan secara berterusan daripada fasa perancangan, kerja pengauditan dan juga laporan akhir oleh Ketua Audit Dalam. Proses semakan ini mungkin memerlukan kerja tambahan dalam kes-kes tertentu.
Draf Laporan Audit
Sasaran Audit Dalam adalah melengkapkan auditan serta mengeluarkan draf laporan audit dalam tempoh 21 hari selepas tamatnya kerja audit di pejabat auditi. Draf ini disediakan dengan latarbelakang, skop audit serta cadangan-cadangan yang dibuat. Satu mesyuarat keluar ‘Exit Conference’akan diatur dan mesyuarat ini menjadi peluang membincangkan cadangan-cadangan audit, penjelasan ke atas sebarang kesamaran / kekeliruan dan jika perlu meminda draf tersebut sebelum versi akhir dikeluarkan.
Laporan Akhir
Pihak auditi perlulah memberi maklumbalas secara bertulis mengenai penemuan-penemuan dan cadangan-cadangan audit. Maklumbalas tersebut akan dimasukkan di dalam laporan akhir audit. Kebiasaannya Naib Canselor dan juga Ketua Jabatan menerima laporan tersebut. Disamping itu satu salinan juga mungkin dihantar kepada pentadbiran Universiti yang berkenaan bergantung kepada jabatan ataupun subjek yang diaudit. Laporan akhir tersebut akan disemak dan disahkan oleh Jawatankuasa Audit Universiti.
Audit Susulan
Kami akan membuat audit susulan untuk memastikan bahawa tindakan yang dikuatkuasakan mendapat hasil seperti yang dikehendaki. Auditan ini mengulangi proses normal auditan, tetapi skopnya terhad berdasarkan laporan akhir dan respon rasmi koresponden. Tindakan susulan dilaporkan kepada Jawatankuasa Audit Universiti yang akan menimbang kesesuaian/kewajaran atau sebaliknya tindakan yang diambil.
BERAPA LAMA PROSES YANG DIAMBIL UNTUK AUDITAN?
Audit berlangsung samada untuk beberapa hari sehingga beberapa bulan. Tempoh masa yang diperlukan bergantung kepada skop auditan, kemudahan mendapat maklumat yang diperlukan, jumlah juruaudit yang ditugaskan untuk auditan tersebut dan kualiti perekodan auditi. Audit kawalan dalaman mungkin mengambil masa 1 atau 2 minggu, manakala auditan yang lebih luas memerlukan 6 hingga 8 minggu. Hubungan kerja yang positif di antara pelanggan dan juruaudit adalah faktor penting dalam ketepatan maklumat yang dikumpulkan dan penyelesaian auditan mengikut jangkaan masa yang ditetapkan.
ADAKAH TERDAPAT BEBERAPA JENIS AUDITAN?
Ya. Terdapat 5 kategori utama kajian audit dalaman.
AUDIT KEWANGAN menumpukan persoalan berkaitan perakaunan, perekodan, laporan transaksi kewangan.Menentukan samada Penyata Kewangan Universiti menggambarkan kedudukan kewangan sebenar dan keputusan operasi-operasi kewangan sejajar dengan Prinsip Perakaunan Yang Diterima Umum. Mengkaji kesempurnaan kawalan dalaman termasuk juga di dalam skop auditan kewangan.
AUDIT PEMATUHAN cuba untuk memastikan samada jabatan/ unit mematuhi peraturan-peraturan, arahan-arahan, polisi-polisi, prosedur-prosedur kewangan Perbendaharaan/Perkhidmatan dan Universiti. Cadangan-cadangan dalam audit ini kebiasaannya mengunjur kepada penambahbaikan dalam proses dan kawalan bertujuan untuk memastikan pematuhan terhadap peraturan. Kebanyakan audit adalah gabungan isu-isu kewangan dan pematuhan.
AUDIT OPERASI memeriksa mengenai penggunaan sumber-sumber jabatan / universiti untuk dinilai samada sumber-sumber tersebut telah digunakan secara efisyen dan efektif bagi memenuhi misi dan objektif jabatan / universiti. Juruaudit lebih menitikberatkan tentang siapa, apa, bila, kenapa dan bagaimana dalam menjalankan operasi yang efisyen dan efektif daripada hanya aspek-aspek perakaunan dan kewangan.
AUDIT PENYIASATAN dijalankan jika terdapat permintaan daripada pegawai jabatan atau pihak pengurusan pentadbiran. Audit ini difokuskan terhadap perakuan dan kelakuan penyelewengan bagi memastikan samada berlaku pencabulan undang-undang sivil atau jenayah serta melanggari polisi dan peraturan Universiti. Alasan untuk audit penyiasatan termasuklah kecurian dalaman, penyalahgunaan aset Universiti serta penyalahgunaan kuasa .
AUDIT SISTEM MAKLUMAT memeriksa kawalan dalaman persekitaran sistem automasi pemprosesan maklumat dan bagaimana sistem tersebut digunakan. Audit sistem maklumat secara umumnya menilai sistem input, output dan kawalan pemprosesan, pelan sokongan dan pemulihan, keselamatan sistem dan juga pemilihan kemudahan komputer.
BAGAIMANAKAH MEMBERIKAN KERJASAMA YANG TERBAIK KEPADA JURUAUDIT?
Setiap proses audit mempunyai skop dan objektif yang ditetapkan. Mana-mana juruaudit yang meminta maklumat daripada anda mestilah boleh menjelaskan tujuan dan skop audit supaya membolehkan anda memahami sebab soalan diberikan serta menyalurkan jawapan yang tepat. Bila anda memahami tujuan audit, anda boleh membantu samada menyalurkan maklumat yang relevan ataupun jika anda bukan sumber terbaik maklumat yang diperlukan anda boleh menunjukkan juruaudit kepada individu atau pejabat yang betul. Jika anda mempunyai sebarang soalan atau keraguan mengenai maklumat yang dipinta, adalah bersesuaian untuk anda membincangkan keraguan tersebut dengan Ketua Unit Audit Dalam.
SIAPA MENGAUDIT UNIT AUDIT DALAM?
Unit Audit Dalam menuruti Garis Panduan dan Standard Pengauditan Malaysia. Umumnya Jawatankuasa Audit secara berkala mengadakan semakan dan penilaian kualiti fungsi unit kami dan mereka akan membuat cadangan terus kepada Lembaga Pengarah Universiti tentang prestasi audit dan pematuhan.
BAGAIMANA UNTUK MENGHUBUNGI UNIT AUDIT DALAM?
Unit Audit Dalam yang dianggotai oleh Ketua Audit Dalam, Juruaudit, Penolong Juruaudit dan staf sokongan boleh dihubungi melalui talian telefon 07-4537860 / 7861, faks 07-4536936 ataupun datang terus ke pejabat yang terletak di paras bawah Bangunan Pendaftar di Universiti Tun Hussein Onn Malaysia.
- Last updated on .